Réussir l’organisation d’une réunion
Dr Chakir BENKIRANE LCM
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Réussir l’organisation d’une réunion
• La partie qui incombe à la secrétaire est la logistique. Et ce n’est pas une mince affaire. La force d’une chaîne ,dit-on, est égale à la force du maillon le plus faible. On peut paraphraser cette équation en disant : « la réussite d’une réunion est égale à la prise en charge du plus petit détail »
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Réussir l’organisation d’une réunion • L’avant-réunion Dresser la check-list. Le matériel à contrôler:
Le nbre. De chaises dans la salle de réunion, Les cendriers, les verres, les bouteilles d’eau… Les badges, les stylos ,chevalets… Les moyens d’enregistrement+appareil photo

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Réussir l’organisation d’une réunion • Les supports d’information:
Programme Dossiers à remettre aux participants Feuille de présence Supports d’informations: dépliants, plaquettes promotionnelles, etc.. Chemises et/ou cartables

• Les services extérieurs:
Le buffet La réservation du restaurant L’hébergement

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Réussir l’organisation d’une réunion Pour les deux premières catégories de matériels, vous devez vous assurer que vous en avez en quantité suffisante + une marge de sécurité en cas de besoin. Peut-on déléguer le travail? Oui, ce sont des tâches très consommatrices de temps. Vous pouvez déléguer, mais en contrôlant.
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Réussir l’organisation d’une réunion • La définition de l’ordre du jour: Une réunion ne réussit que s’il ya une information à partager, c’est l’ordre du jour. Une réunion doit être un moment de communication privilégié au sein de l’entreprise
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Réussir l’organisation d’une réunion • Objectifs de l’ordre du jour: C’est le rail qui va guider la réunion. Stimule les participants. Ils savent de quoi il s’agit et leur permet de se préparer à l’avance. Est utile pour le modérateur, car il va lui permettre de ramener les participants dans le sujet et éviter les égarements, très nocifs aux réunions.
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Réussir l’organisation d’une réunion •