Alix Lebrun Le jj/mm/aa
Assistante de Manager

À : M. Daumain, Directeur général M. Cloval Directeur administratif

RAPPORT D’ÉTUDE
Les dysfonctionnements des réunions au sein du Comité de direction

P.J. : analyse statistique, diagramme causes-effets

De nombreuses réunions sont organisées pour accompagner l’activité du comité de direction. Mais des éléments d’étude relatifs aux réunions mettent en évidence un certain nombre de dysfonctionnements.
L’analyse statistique montre que 468 réunions ont été organisées en N, soit plus de quarante réunions en moyenne par mois (sauf en aout, période de congés). Le temps consacré aux réunions atteint près de 1 200 heures en N, soit une centaine d’heures par mois. Ces réunions sont néanmoins nécessaires mais génèrent des insatisfactions exprimées par l’encadrement et par les assistants chargés de la logistique. Outre les pertes de temps, les coûts engendrés par ces réunions sont très importants : temps passé par les collaborateurs, location de salles à l’extérieur (une évaluation sommaire de cette location permet d’avancer la somme de 15 500 € par an)…

Il est impératif de faire disparaître l’image négative que représentent ces moments de concertation aux yeux des collaborateurs. Un travail de résolution du problème doit être mené et doit porter à la fois sur l’organisation en amont, mais également sur la conduite et le suivi des réunions. Compte tenu du temps et des coûts occasionnés par les réunions, il faut également se fixer l’objectif de réduire leur nombre. La qualité du travail administratif doit être le fil conducteur des actions à mener

Je dresserai tout d’abord un état des lieux de la situation et ma réflexion sur les causes des dysfonctionnements. Un second point est une proposition de pistes de solutions.

I. Repérage et analyse des causes des dysfonctionnements

À partir des remarques des participants et de la réflexion des assistants, j’ai réalisé un schéma