DEVOIR DE COMMUNICATION D’ENTREPRISE :

LES PRINCIPES DE LA REUNION EN ENTREPRISE

INTRODUCTION

Les réunions sont un moyen de partager, au sein d’un groupe de personnes, un même niveau de connaissance sur un sujet ou un problème et de prendre des décisions collectivement. Les réunions servent à communiquer, informer, décider, mettre en ­scène le pouvoir. Elles doivent être les plus courtes possible et menées dans un souci d’efficacité, afin notamment de déboucher sur des actions concrètes. La réunion peut se faire de visu, en «conf call», par «visio».
On appelle conduite de réunion l’ensemble des actions à entreprendre afin d’organiser et de mener une réunion dans de bonnes conditions et permettant de la faire suivre d’effets. La conduite de réunion nécessite donc certains réflexes. Rien ne doit être oublié, même pas l'aménagement de la salle qui peut conditionner, à lui tout seul, le succès ou l'échec d'une rencontre.

I- Avant la réunion

* Opportunité de la réunion
Avant tout chose, la raison d’être de la tenue d’une réunion doit être mûrement réfléchie. •Quel est l’objectif de la réunion ?
•Une réunion téléphonique peut-elle être suffisante ?
•Un web conférence ou réunion en classe virtuelle (via internet) suffirait-elle ? * Périmètre de la réunion
•Nombre et qualité des participants : Il est souhaitable de réunir un nombre restreint de participants, afin de ne pas risquer de rendre la réunion peu efficace. Il est également nécessaire d’harmoniser le profil des participants, en particulier en fonction du niveau technique ou politique. •Durée : Idéalement, la durée de la réunion ne devrait pas dépasser 2 heures.
•Ordre du jour : Il s’agit du découpage horaire du temps de travail en sujets bien formulés. Il est nécessaire de minuter correctement les différents sujets de l’ordre du jour.

* Date et réservation de la salle
En fonction du nombre de participants, il est nécessaire de trouver une salle de réunion