Préparer et animer une réunion décisionnelle en démocratie participative Les règles générales de préparation et d’animation d’une réunion téléphonique sont les mêmes que celles d’une réunion physique (reportez-vous donc aux fiches A1 et B1 pour les conseils généraux.). Nous essaierons dans cette fiche d’identifier les points particuliers sur lesquels il faut être vigilant en réunion téléphonique.

Fiche pratique C6 LES PARTICULARITÉS D’UNE RÉUNION TÉLÉPHONIQUE

Animateur

PRÉPARER ET ANIMER UNE RÉUNION TÉLÉPHONIQUE
Voici quelques aspects spécifiques aux réunions téléphoniques : • Il est plus délicat de percevoir les éléments non verbaux de la discussion, puisque les participants n’ont pas de contact visuel. • Les participants auront plus de mal à rester concentrés sur la réunion, car ils ne partagent pas le même cadre. Généralement, chacun est soumis à des stimulis extérieurs : un collègue qui passe dans le bureau, un bébé qui demande de l’attention, etc. • Une des règles fondamentales de l’animation d’une réunion physique n’est pas applicable : il n’est pas possible de demander la parole en levant la main. • Pour toutes ces raisons, l’effort de concentration nécessaire à chaque participant et à l’animateur est plus soutenu. Une réunion téléphonique doit impérativement être courte : au-delà d’une heure, l’attention diminue sensiblement.

CONSEILS POUR LA PRÉPARATION
Mettre en oeuvre tout ce qui est possible pour que la réunion soit courte : • Si le sujet à traiter est complexe, programmer plusieurs réunions (sur une journée ou étalées sur plusieurs jours) durant lesquelles on ne traitera qu’une étape du travail. • Etablir ensemble l’ordre du jour avant la réunion : conversations individuelles au téléphone, circulation de mails lançant la discussion. Identifier déjà quelques pistes de travail ou propositions. • L’information préalable donnée aux participants doit être particulièrement soignée : documents de synthèse, courts et opérationnels, lançant si