L’organisation
Présentation livre F5 p
Complément
Le service frais généraux
Le directeur général vient de communiquer les grandes lignes de la politique d’Europa Publications : l’année à venir s’affiche comme l’année de la réduction des coûts et de la révision des processus
Pour atteindre ces objectifs : il a été décidé que tous les prix seront négociés avec les fournisseurs (petits matériels, consommables, fournitures).
La dématérialisation des documents sera étendue, notamment à la chaîne de traitement des commandes, aux factures clients, aux archives et aux notes de frais
Des quotas seront mis en place pour les consommables et certaines productions de documents seront externalisées.
Pour faire face aux besoins en espace de travail, le magasin de fournitures de bureau qui était en libre-service a été supprimé. La direction générale a décidé de revoir la procédure de passation des commandes et souhaite centraliser les fournitures de bureau par service. (Annexes 1, 2 et 3)
Cette réorganisation est assortie d’une politique générale de compression des frais généraux. Il va donc falloir économiser sur les achats de petites fournitures.

L’assistant
Vous êtes l’assistant du chef des services généraux, cette mission de réorganisation des achats de fournitures pour votre service vous est dévolue.
Vous avez étudié la nouvelle procédure de commande (annexes 1, 2 et 3) et vous avez consulté les collègues de votre service à ce sujet. Il en ressort que les chefs de service se plaignent de ne pas comprendre la nouvelle procédure ; ils étaient habitué à remplir des fiches papiers et à demander oralement les besoins en fournitures à leurs collègues ; ils sont submergés par les demandes, alors que la direction ressource reçoit régulièrement des commandes incomplètes.
Vous avez également étudié le suivi des commandes et des achats (annexes 10, 11, 12 et 13), ainsi que la gestion des stocks. (Annexes A, B et C)

PARTIE 1 : Diagnostic et proposition de solutions
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