CORRIGE GED JEAN’S EN COULEURS

ANALYSE DES DYSFONCTIONNEMENTS (6)
FAMILLE/CATEGORIE
MILIEU
Local

CAUSES

MATIERE

Dossiers

MAIN D’ŒUVRE

Documents
Incompétence

METHODE

Equipe
Archivage

MATERIEL

Impression
Imprimantes
Mobilier
Réseau

SOUS-CAUSES
Non sécurisé
Encombré
Inadapté
Mauvais état
Qualités
Redondants
Classement incohérent
Manque de rigueur
Inefficacité
Manque de communication
Arborescences non harmonisées
Pas de liste récapitulative des documents
Absence de plan de classement
Documents éparpillés
Pas de fiches de procédures
Pas de modes opératoires
Archivage en double
Classement illogique sur le disque dur
Non impression de tous les documents
Cartouches onéreuses
Inadaptées
Inadapté
Pas de partage de documents
Non utilisation du serveur

INFORMATION SUR LA GED (4)
Acquisition

L’acquisition de documents peut s’effectuer par numérisation, intégration de documents électroniques, production de documents à l’aide de logiciels métiers, échange de documents.
Indexation et Classement

Mise en place d’un plan de classement commun à l’ensemble de l’organisation. On s’attachera alors à définir ce dernier de manière « naturelle », c’est-à-dire compréhensible par l’ensemble des utilisateurs.
En d’autres termes, le classement d’un document dans la GED doit se faire de manière intuitive. Stockage

Sur disque dur, base de données, … en privilégiant la durée de vie du document et en optimisant les temps d’accès pour une utilisation quotidienne.
Consultation

La consultation des documents peut s’effectuer en se déplaçant au sein du plan de classement, en utilisant un moteur de recherche mêlant la recherche par mots clefs et sur les métadonnées à la recherche en texte intégral.

NOTE D’INFORMATION (6)
Rappeler le dysfonctionnement et la demande, annoncer le plan de la note (la GED
– principe, fonction, matériel nécessaire – la mise en place de la GED dans l’entreprise – les enjeux, la GED dans le processus commande)
DEVELOPPEMENT 1. LA GED
a. Définition
b. Les