CONDUITE DE REUNION

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On appelle conduite de réunion l’ensemble des actions à entreprendre afin d’organiser et de mener une réunion dans de bonnes conditions et permettant de la faire suivre d’effets.

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Avant la réunion
Opportunité de la réunion
Avant toute chose, la raison d’être de la tenue d’une réunion doit être mûrement réfléchie :
• Quel est l’objectif de la réunion ?
• Des appels téléphoniques peuvent-ils être suffisants ?

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Avant la réunion
Périmètre de la réunion
Nombre et qualité des participants :
• un nombre restreint de participants,
• harmoniser le profil des participants.
Durée : Idéalement, pas plus de 2 heures.
Ordre du jour :
• découpage horaire du temps de travail (par sujet)
• minuter correctement les différents sujets de l’ordre du jour.
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Avant la réunion
Date et choix de la salle
La date de la réunion doit être prévue au minimum 15 jours à l’avance .
La salle devra notamment être choisie en fonction des contraintes suivantes :
• Capacité de la salle (en terme de places assises) ;
• Dimensions et forme de la salle ;
• Besoin d’un accès à internet ;
• Présence d’ordinateurs et de moyens audiovisuels (vidéo projecteur). 5

Avant la réunion
Prévenir les participants
Diffuser l’ordre du jour à l’ensemble des participants, en précisant notamment le lieu ainsi que l’heure de début et de fin de la réunion.
Convocation : Selon les entreprises ou organisations, une convocation doit être établie pour les personnels
Invitation : une invitation devra être adressée aux participants autres que les personnels de l'entreprise ou de l'organisation. 6

Pendant la réunion
Tour de table
Un « tour de table » permet à chacun de se présenter brièvement et ainsi de permettre aux nouveaux ou aux personnalités extérieures de situer la fonction de chaque intervenant. Il est fortement recommandé de demander aux participants de faire un effort particulier lors de la description de leur activité et notamment d'éviter l'utilisation de sigles.

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Désignation