Définition de la réunion du travail : Une réunion de travail permet de traiter en groupe un ou plusieurs problèmes qui, s'ils étaient traités par des individus isolés, auraient peu de chance d'être résolus dans les délais impartis et de répondre au niveau d'exigence requis. Par ailleurs, la prise de décision, dans la mesure où les différents acteurs sont présents, est extrêmement rapide.
Les étapes importantes d'une réunion de travail
Recueil des données. * L’animateur pose le problème et fait un tour de table afin de collecter les solutions proposées.
Résolution du problème. * L'équipe propose différentes solutions possibles en utilisant les principes méthodologiques de base (préparation, concision, efficacité), les examine et en choisit une. * Si aucune solution n'est reconnue valable la décision est reportée en demandant à une partie de l'équipe de la retravailler.
Plan d'action. * Les modalités de réalisation pratiques sont définies en commun en examinant les moyens nécessaires et en décidant une date de suivi pour faire le point.
Principales causes d’échec :
Si la réunion s'est mal déroulée, il est nécessaire d'analyser les causes de cet échec, qui peuvent être de trois natures: soit elles concernent un problème d'organisation, soit elles se situent dans le déroulement même de la réunion ou des problèmes liés à la prise de décision en groupe.
Problèmes d'organisation
Si le délai de convocation est trop court, de nombreux désistements peuvent survenir et les participants peuvent manquer de temps pour préparer la réunion. De même, l'absence de documents préparatoires entraine une méconnaissance du sujet traité et donc un risque de désintéressement du participant au fil de la réunion.
Le fait de convoquer trop de monde amène une difficulté supplémentaire pour l'animateur et peut donner lieu à une impression de flottement dans l'organisation, certaines personnes pouvant rester longtemps à l'écart du débat ou de la discussion.
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