J’ai effectué ma période de stage, soit du 7 juin au 9 juillet 2010, au sein du collège privé Marcellin champagnat, situé rue Albert 1er, citée de Saint-Louis, valée des colons. Ceci dans le cadre de ma formation en Baccalauréat Professionnel de secrétariat.

Durant mes 5 semaines de stage, j’ai été affectée au secrétariat de direction sous la responsabilité de madame Alikiagalelei Jacqueline, secrétaire de direction du collège.

1- Présentation de l’administration

Collège privé Marcellin Champagnat construit en 1965 situé à Valée des colons accueille au sein de son établissement, près de 500 élèves sous la direction de Monsieur SITRITA Maurice. Le collège est sous la responsabilité de la DDEC (Direction Diocésaine des Ecoles Catholique) et du vice-rectorat.

2- Procédure d’inscription au DNB

Tous les élèves inscrits en classe de troisième sont automatiquement inscrit au DNB (diplôme National du Brevet). Le vice-rectorat, envoi par courrier, des convocations à l’examen, ou sont inscrit toutes les informations sur le candidat ainsi qu’un numéro d’immatriculation.

La secrétaire et moi, sommes chargés de distribuer en mains propres, les convocations aux professeurs principaux des classes de troisième. Nous leur laissons un délai d’un mois pour nous rendre les convocations signés par les élèves et leurs parents, ainsi qu’une photocopie de leur pièce d’identité, et pour les élèves âgés de 16 ans, une photocopie de l’attestation de recensement.

3- Analyse

La grosse difficulté de cette tâche, et de récolter les documents demandés aux élèves. Les professeurs principaux, nous ont rendus les dossiers d’élèves, deux semaine avant la date de retour au vice-rectorat, et la plupart des élèves n’avaient pas rendus les convocations ni les photocopies des documents demandés.

Donc il faut vérifier chaque classe et noter les noms des élèves qui n’ont pas rendu leurs documents, et les relancer. La première relance, nous la faisons au professeur. Si dans les 2