La Réunion

Préparer une réunion

Définir l’objet
Mettre en place un plan de la réunion
1. Préparer les points importants sur lesquels insister
2. Déroulement de la réunion (points importants au début, etc…)
Chronométrer la réunion : Définir un temps pour chaque sujet
Choisir les participants : Idéalement 10 personnes maxi
Réunir les informations et le support visuel
Choisir un lieu adapté
Convoquer les participants : Préciser l’objet, le lieu, la date, l’heure, la durée

Animer une réunion

Mettre en place des postures
Se présenter
Présenter les objectifs et le sujet à l’ordre du jour
Résumer la réunion précédente
Désigner un e personne pour rendre compte de la réunion (secrétaire etc…)
Définir les règles de plan et de timing et les faire respecter
Faire se présenter les gens
Faire participer les gens

Clore une réunion

Faire la synthèse et présenter les décisions qui ont été prises
Si désaccord : demander par écrit une contestation pour une date précise ou prise de décision à l’unanimité si la majorité est d’accord
Compte rendu : énoncer le résultat de la réunion
Remercier
Procéder à l’évaluation de la réunion (Est ce que cela correspond à vos attentes ? etc …)

L’après réunion

Vérifier que les décisions prises sont respectées

L’animateur

Respecter les consignes de l’entreprises (fréquence des réunion, lieu, etc…)
Travailler sur la forme (≠ fond) de l’idée
Donner un temps de paroles suffisant pour exposer les faits et laisser s’exprimer les participants
Maitriser le déroulement : réguler l’information (dont d’information papier ≠ communication verbale)
Utiliser le jeu de questionnement pour donner du rythme (ouverte ou fermée) et savoir ce que pensent les participants
Réguler les tensions, les oppositions, voir même les conflits
Rappeler les repères du plan de la réunion au fur et a mesure de l’avancement en faisant des synthèses de chaque point développé
Recentrer les gens sur l’objectif à atteindre