Enregistrement des notes de frais Les notes de frais sont des documents justifiant le remboursement de frais avancés par un membre de l’entreprise.
Les notes de frais sont établies la plupart du temps sous tableur afin de détailler au plus, les factures qui ont été payées par le salarié.
Ce fichier reprend le montant Hors Taxe des factures, la TVA (si déductible) et le Total TTC.
Il a pour but de préparer l’enregistrement comptable, c’est pourquoi il est utile d’organiser la note de frais selon la nature des frais engagés. Par exemple, en regroupant les frais de restaurant entre eux, les frais de déplacement entre eux…
Il est aussi important de classer les justificatifs par ordre chronologique (date d’achat).
Il ne faut pas confondre les notes de frais et les avances en compte courant de la société (compte 455), ni avec les débours.
Les notes de frais s’enregistrent comme des factures fournisseurs. La différence réside dans l’utilisation du compte 467 en remplacement du compte 401, mais aussi à la multitude des comptes de charge à utiliser :
• 625. Déplacements, missions et réceptions : par exemple le compte 6257. Frais de réception (pour les frais de restauration…)
• 6181. Documentation générale (pour les achats de documents utiles à l’entreprise : magasines…)
• 6064. Fournitures administratives
Il est important que toutes les dépenses soient justifiées par une facture ou une pièce comptable (note de restaurant avec noms des personnes présentes…)

La gestion des notes de frais La gestion des notes de frais du salarié et du dirigeant fait partie intégrante du suivi administratif et comptable de l'entreprise.
Des règles internes doivent être dictées par la direction de l'entreprise pour l'établissement des notes de frais de ses salariés, pour des raisons internes et externes.
Sur le plan administratif, tout d'abord, l'établissement des notes de frais par les salariés doit être encadré en fonction du type et du niveau de dépenses acceptées par