Qu'est-ce qu'un logiciel de GED?

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Un système de Gestion Electronique de Documents (GED) est un procédé informatisé qui permet aux entreprises de gérer l’ensemble des documents et sources d’information de la structure :
Papier (Factures, courriers), Mails, Documents « Office » (Word, Excel, Openoffice, etc.),
Documents issus des progiciels métiers (comptabilité, plans, RH, planning, etc.) et enfin les documents multimédias comme les photos ou les vidéos).
Le but étant de :
Gagner du temps dans la recherche des documents
Réduire les coûts liés à l’impression
Pérenniser et sécuriser les « archives » de l’entreprise
Optimiser les temps de réponses avec des tiers (clients, fournisseurs, partenaires, collaborateurs)
Automatiser certaines tâches ou processus de l’entreprise
Diffuser de l’information de manière rapide, sécurisé
Tracer et sécuriser l’ensemble des documents de l’entreprise

Une GED, pour quelles professions ?
Avec la démocratisation du prix des logiciels de GED, ces systèmes concernent absolument toutes les entreprises.
De l’auto-entrepreneur jusqu’à un acteur du CAC40 en passant par les TPE/PME/TGE, les éditeurs de Gestion Electronique de Documents possèdent tous une offre très large qui couvrent l’ensemble des besoins du marché, mais également et surtout l’ensemble des budgets.

Quelles sont les étapes d'un projet GED ?
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Les étapes de déploiement d’un projet GED permettent un vrai travail et une cohésion d’équipe car tous les niveaux de l’entreprise sont impliquées (Direction, Services, Utilisateurs finaux). C’est la phase d’AUDIT :
Analyser les « pertes de temps » liés à la recherche des documents
Analyser les différents circuits internes et externes de diffusion et traitement de l’information
(processus achat - vente - RH – Compta, etc.)
Quantifier et recenser les volumes documentaires
Identifier le système informatique en place (Serveurs, PC, logiciels métiers, matériel pour scanner)
Construire et NORMALISER