Chapitre 4

Gérer les agendas personnels et partagés

Ce chapitre installe des compétences relativement nouvelles. Celles-ci ne se réduisent pas aux compétences techniques classiques liées à la gestion du temps : la dimension relationnelle est également sollicitée. Cette activité emblématique du métier d’assistant(e) de gestion consolide l’image de son positionnement abordé lors des deux précédents chapitres : à un niveau opérationnel, il/elle doit savoir analyser les activités administratives et améliorer leur organisation.

Situation professionnelle : DECOFER SAS, p. 69

Réflexion, p. 70

Résumez les objectifs de votre mission.

Proposition de réponse

La mission reçue est double. D’une part, il s’agit de prendre en charge la gestion des agendas des trois principaux cadres de la société, durant une période particulièrement chargée, sur support papier. D’autre part, dans une optique d’évolution vers l’automatisation, il s’agit de tester une solution électronique de gestion des agendas, adaptée aux besoins de la société.

En quoi la gestion des agendas est-elle déterminante pour le bon fonctionnement des entreprises et organisations ?

Proposition de réponse

La gestion des entreprises consiste, pour l’essentiel, en l’optimisation de l’emploi des ressources dont elles disposent. Or, le temps s’avère être certainement la ressource la plus précieuse. Constat d’autant plus pertinent que la ressource temps ici considérée est celle de l’équipe d’encadrement. La tenue des agendas étant l’outil privilégié de gestion de cette ressource, cette activité s’avère donc déterminante.

Quels avantages l’entreprise peut-elle attendre du partage des agendas de ses cadres ?

Proposition de réponse

Lorsque plusieurs personnes sont en situation de collaboration, la tenue d’agendas partagés ou croisés permet aisément de :
– dégager des plages communes pour des tâches à exécuter en parallèle ;
– régler la succession de tâches à