Chapitre 3 : Le classement et l’archivage

1) Glossaire

L’entreprise gère un grand nombre de documents qu’il faut pouvoir retrouver facilement tout au long de leur cycle de vie. Ranger ses documents en utilisant un certain nombre de techniques, simple, fiable qui permet à tous les utilisateurs d’accéder à ces documents quand ils en ont l’utilité.

Rangement : consiste à installer chaque document dans un endroit matériel ou pas où il pourra être aisément retrouvé par ce qui aura l’usage.

Classement : consiste à organiser chacun de ces endroits pour retrouver les documents en fonctions de critères. (Alphabétique, alphanumérique, numérique)

Archivage : consiste à installer les documents qui ne sont plus utilisé de façon régulière de manière à les stocker jusqu’à la destruction tout en conservant la possibilité d’y accéder ponctuellement.

2) Le fond documentaire

Constituer des documents qui sont dans l’entreprise

 Documents produits : documents dérivés des modèles et les documents singuliers
 Documents reçus : en provenance d’un tiers et ils peuvent être numérisé à des fin de classements.

Pour organiser le fond documentaire l’assistante de gestion pourra réaliser un guide de nommage indiquant aux différents utilisateurs l’ensemble des règles à respecter pour former les noms des fichiers correspondants aux documents entrants et sortants.

Ces règles de nommage permettront de réaliser l’indexation des documents.

3) Le cycle de vie du document

Création  exploitation  diffusion  mise à jour  modification  duplication  consultation  archivage  destruction

4) Le classement

Alphabétique : A à Z
Thématique : type de document
Numérique
Géographique : classé par région…
Chronologique ou ante-chronologique

5) L’archivage

a) Il existe différent type d’archive
- archive courante : doit être accessible consulté régulièrement (facture de l’année)
- archive intermédiaire : document qui sert de preuve légal
- archive