Monsieur Le Directeur,
Je viens de suivre une formation concernant la gestion électronique de données (GED) et la veille informationnelle qui m’a permis de découvrir l’utilité de ces deux techniques pour une structure telle que la nôtre.
La gestion électronique de données est un système informatisé, assurant les fonctions de classement, de stockage et d’archivage.
La veille informationnelle consiste à surveiller la parution d’informations sur un sujet donné, en lien avec un secteur d’activités ou de compétences de l’organisation. C’est un processus continu de recherche, de collecte, d’analyse, de stockage et de diffusion de données pertinentes et actuelles nécessaires à la prise de décision.
Quatre phases sont nécessaires pour mettre en place le processus de veille : l’identification des besoins en information l’identification des sources d’informations la collecte, le tri et l’analyse des informations recueillies la diffusion des informations synthétisées
Grâce à la mise en place de ces quatre phases, la structure pourra être à jour sur l’ensemble des réglementations.et autres domaines utiles à l’organisation et ainsi réagir rapidement, anticiper les changements, l’évolution et/ou innover.
Mais pour que les données collectées soient facilement accessibles et utilisables par tous, il conviendra de les stocker et de les organiser. La GED assurera l’organisation de celles-ci au format numérique pour en faciliter le stockage, la consultation, la mise à jour et la diffusion.
La gestion électronique de documents permettra : un accès facile et immédiat à l’information pour tous les utilisateurs, une réduction de l’espace de stockage, une protection des documents (ils sont protégés contre la perte, contre les accidents et les malveillances), un contrôle d’accès, une unicité des documents (plus de doublons ou triplons du même document donc plus de confusion possible), une facilitation des mises à jour des informations, une réduction des coûts liés au