Mise En Place D'Un Evenement

I – La prise de brief :

C'est le rendez – vous avec le client qui marque le début de l'appel d'offres. Il est très rare que le client convoque simultanément toutes les agences qu'il met en compétition. En effet, les questions posées par les commerciaux et chefs de projets durant le brief permettent de disposer de bases solides, en rapport avec les objectifs de l'entreprise. Or, aucune agence ne prendra le risque de se dévoiler et de renseigner ses concurrentes dans une réunion collective. Le feeling est souvent essentiel. Les relations entre clients et agences commencent dès la prise du brief.
Le brief, qui est au final rarement un document écrit et formel, doit contenir les informations telles que : le type d'événement, historique dans le cas d'un événement existant, type de convention, objectifs, cible, date, lieu (si il est imposé), enveloppe et date de présentation de la recommandation.

II – La reunion créative :

Cette « réunion créa' » ou brainstorming peut regrouper beaucoup de personnes, dans une petite structure comme Diffusound, tout le monde y assiste, même les personnes qui ne seront pas amenées à travailler sur ce projet. C'est le temps de se retrouver autour d'une table, d'informer tout le monde du contenu du brief, et de faire fuser les idées.

III – La vente :

Le jour du rendu de son travail, l'agence passe son grand oral. Elle rend son travail, qui se décompose en deux parties : la recommandation et le devis.
La recommandation regroupe toutes les données issues de l'imagination de l'agence (réponse au brief, thématique, aspects logistiques, planning, ect) et est le véritable dossier qui circule ensuite dans l'entreprise auprès de tous les services concernés pas l'événement, et in fine auprès de la direction. Etre original dans la forme dès la recommandation est un souci important des petites agences. Il faut marquer les esprits, montrer que forme et fond peuvent s'accorder en pleine cohérence,