MANUEL DE PROCEDURES TECHNIQUES

FICHES DE SUIVI DES PROJETS(MONITORING)|

A N N E X E - A4.2

Adopté par l’Assemblée Générale Extraordinaire le 14 Avril 2000
Mis en application 31 Juillet 2000

SUPERVISION DES ACTIVITES DE L’AGENCE

L’Agence doit pouvoir éditer à tout moment, un tableau de bord qui donne :

- le portefeuille de l’Agence et son plan de charge, - le niveau d’exécution des projets et sous-projets, - le montant total des fonds reçus et leur niveau de décaissement, - le budget de l’agence et son niveau d’exécution, - le ratio de fonctionnement de l’Agence.

Les tableaux ci-après permettent d’assurer aux missions de supervision de l’Etat, des Maîtres d’Ouvrage et Bailleurs de disposer d’éléments leur permettant d’avoir une idée juste et actuelle des activités et des performances de l’Agence.
Il s’agit notamment :
- Portefeuille des projets et plan de charge de l’Agence

- Indicateurs de performance
- Fiche de convention
- Fiche de projet
- Fiche de marché de travaux
- Fiche de fin de chantier
- Tableau de passation des marchés
- Procédures de passation de marchés de projet

LISTE DES DOCUMENTS DE CONTROLE

Dans le cadre des audits et de la supervision par les Maîtres d’Ouvrage et les Bailleurs, l’Agence doit procéder à une mise à jour continue des documents ci-dessous énumérés (liste non exhaustive). Pour les projets terminés, leurs documents doivent être archivés et accessibles à tout instant.

I- NIVEAU AGENCE

- Plan de charge (liste des conventions signées exécutées ou en cours d’exécution)
- Planning des réalisations
- Budget de l’Agence (niveau d’exécution-ratio)
- Rapport d’activités
- Liste du personnel de l’Agence
- Archives

II- NIVEAU DES CONVENTIONS

Documents à préparer pour chaque convention :
- Conventions
- Accords de prêt/crédit/subvention (au cas où l’Agence interviendrait en tant qu’agence d’exécution)
- Fiche de situation des