gdhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhIl s'assure de recevoir, archiver, transmettre les informations provenant de l'extérieur comme de l'intérieur de l'entreprise et met tout en œuvre pour que ces informations (courriers, emails, dossiers, presse, statistiques, notes de service, etc.) soient intégrées par ses managers. Il s’assure qu’elles sont prises en compte et accessibles par les équipes. Il peut s'agir tout simplement de la gestion quotidienne des courriers reçus et envoyés mais il peut aussi, par exemple, s'agir de réaliser des veilles sur des thèmes qui intéressent le service et apportent une plus-value à l'activité des managers (par exemple, un assistant commercial pourra réaliser une veille concurrentielle quotidienne, la synthétiser, l'archiver et la mettre à la disposition de ses managers commerciaux, ce qui contribuera à un meilleur niveau d'information qui contribuera à une prise de décision efficace).
Sur ce point comme sur toutes les facettes de son métier, l’assistant vise l’efficacité, la performance et contribue à la compétitivité de son organisation. C’est pourquoi il doit être lui-même méticuleux, organisé, savoir gérer les priorités et savoir gérer son temps.
Vitrine de l'entreprise
L'assistant est communément décrit comme "la vitrine de l'entreprise". Il est souvent le premier contact pour une personne de l'extérieur : il reçoit et filtre les appels, informe les interlocuteurs, répond aux emails, il assure l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, il facilite les relations et les échanges entre son service et le monde extérieur. Il doit avoir un excellent relationnel, prendre en considération chaque interlocuteur et chaque demande, savoir traiter les sollicitations en toute confidentialité et savoir "sourire" au téléphone. Il a un rôle important de "hub" et doit savoir orienter, informer et connecter, les personnes entre elles.
On parle beaucoup du rôle qu'il joue dans les relations entre l’entreprise et son environnement extérieur mais on