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ARCHIVES

390 mots 2 pages
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Les 10 étapes pour traiter un vrac
Vincent Lacorde 2014

Le vrac
Un vrac est un fonds d'archives : sans répertoire sans classement apparent dont l'origine peut être inconnue en désordre

Déterminer l'origine du vrac
1) Retrouver l'origine des documents par sondages dans l'ensemble du vrac.
Attention plusieurs fonds (plusieurs origines) peuvent être mélangés.
Faire le tour des locaux pour rassembler d'autres parties du fonds

Reconstituer les ensembles de documents
2) Regrouper les grands ensembles de documents cohérents ou paquets
(groupe de registres, liasses…) et par fonds ou sous fonds (selon leur origine, service producteur ou "fonction").
Mettre à part la documentation : ouvrages, revues, doc d'info, etc. (peut être éliminée)

3) Reconstituer des dossiers avec les pièces éparses et les rapprocher des ensembles rangés par fonds.

Les regrouper en tas sur une grande table
Lorsqu'on traite un vrac d'archives, on trouve obligatoirement des documents que l'on peut jeter immédiatement. On en dresse une liste, appelée "bordereau d'élimination"

Déterminer un plan de classement
4) Ce premier recensement donne une vision globale du (ou des) fonds : étudier plus précisément le fonctionnement et les attributions du service producteur puis élaborer un premier projet de plan de classement (Thèmes, sous thèmes / Directions, services, bureaux…).
Il est possible de s'inspirer de plans de classement déjà définis. Analyser les dossiers
5) Analyser chaque dossier à l'aide des fiches de classement, en le rattachant à un thème et sous thème, et en lui attribuant un numéro provisoire (1, 2, 3, …).
Eliminer les doublons, brouillons, trombonnes rouillés…

Organiser (trier) les fiches d'analyses
6) Trier les fiches de classement par thème et sous thème, selon le projet de plan de classement tout en l'affinant au regard de ce qui est analysé.
Le plan de classement devient définitif.
7) Sur chaque fiche de classement triée selon

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