De : Flora, stagiaire
A :
Mme Berthelot
Le 21/11/2013
RAPPORT
Objet : La GED

PJ : Les conseils pratiques pour mettre en place des chantiers GED

Comme convenu j’ai analysé la GED, j’en conclus que :
D’une part la GED permet de faciliter la recherche de documents grâce à l’indexion manuelle ou automatique des fichiers .

D’une deuxième part la première difficulté pour instaurer un GED c’est l’étape d’acquisition . La GED a une influence importante sur le fonctionnement et l’organisation de l’entreprise, dans la mesure où elle s’accompagne de travail collaboratif.
Il existe plusieurs types de GED cela dépend du périmètre fonctionnel de l’entreprise, par exemple :
GED d’entreprise
GED technique

Bien la préparer
Le chantier se fait en trois phases : organisationnelle (accompagnement du changement), fonctionnelle (travail documentaire), et enfin technique (dont le choix de l’outil)

Vouloir crée un chantier GED, sa engendre des risques :
Un système mal réalisé ou un projet mal accompagné peut, devenir contre-productif, dans la mesure où il est vu par l’utilisateur comme compliqué, lourd ou incompréhensible. C’est ce pourquoi il est nécessaire d’évaluer le besoin avant tout. Il est conseiller de crée un cahier des charges recensant toutes les fonctionnalités attendues et identifier tous les impacts du projet : estimation financière, conséquences sur l’activité, organisation humaine. Au niveau financier, il est nécessaire de chiffrer de façon précise les gains attendus du projet, ainsi que les différents coûts associés (humains et financiers) pour en évaluer au mieux l’intérêt stratégique pour l’entreprise. Le système de GED doit répondre à des besoins et des attentes, c’est une garantie de succès et de pérennité, il faut être sur qu’elle apporte du plus

Le changement
Cependant, il est nécessaire de former les utilisateurs le plus tôt possible afin que la mise en place se fasse au plus vite. Il est préférable d’adopter une démarche