DESCRIPTION SU SYSTEME DE FONCTIONNEMENT DU SERVICE ADMINISTRATIF

1. Les relations internes

Le service appelle « relations internes » toutes les liaisons entre le service et les dépôts. Ces relations internes sont, la plupart du temps, basées sur des échanges de factures.

Ces factures sont décomposées en trois catégories :

• Les factures d’achat pour la revente • Les factures de frais généraux • Les factures d’immobilisation

1.1Les factures d’achat pour la revente

Lorsqu’une marchandise n’est pas disponible en magasin et qu’on désir la mettre en rayon parmi les autres références, le chef de secteur demande au service comptabilité fournisseur d’effectuer un référencement, c’est-à-dire de créer un fichier informatique pour le fournisseur proposant la marchandise.

Dés que cette création de compte est réalisée, on demande au fournisseur son catalogue et les tarifs des ces nouveaux produits pour pouvoir passer commande.
A partir de ce moment là, un code barre propre à la société sera opposé sur la nouvelle marchandise et on la trouvera de façon permanente en rayon.

Si cette démarche n’est pas appliquée, les produits commandés sans référencement ne pourront être réceptionnés lors des livraisons.

Après le référencement et la mise à jour du tarif fournisseur, le dépôt peut lancer la commande qui entraînera une réception physique et quantifiée du produit qui donnera lieu à une réception valorisée, c’est-à-dire au tarif à jour du produit.

Chaque dépôt supervise les commandes, réceptionne et vérifie les marchandises.
Par la suite il est chargé de saisir les factures des livraisons sur un logiciels de gestion commerciale appelé « LIDIS ».
La saisie de la facture ne pourra être validée que si le rapprochement entre le montant HT de la facture et le bon de livraison des marchandises est correct.

Si un écart survient entre la facture et le bon de