PROCÉDURES D'ACHATS ET DE COMPTES À PAYER

PROCÉDURES D'ACHATS ET DE COMPTES À PAYER

Direction du développement des entreprises

Préparé par André Labelle et Jacques Villeneuve Conseillers en gestion

Publié par la Direction des communications : janvier 1997 Réédité par la Direction des communications et des services à la clientèle : avril 2003 Révisé : juillet 2004 Actualisé : juillet 2004 Réimprimé : janvier 2002 Numéro de document : 1547

Toute reproduction de ce document est autorisée avec la mention de la source

L’emploi du genre masculin pour désigner des personnes, des titres et des fonctions se fait sans discrimination et n’a pour but que de faciliter la lecture du texte.

AVANT-PROPOS

Dans une très petite entreprise, le dirigeant s’occupe généralement de la gestion, du contrôle et du paiement des achats. Cependant, lorsque l’entreprise requiert de plus en plus de personnel administratif, la possibilité de perte de contrôle grandit. Le présent document vise donc à sécuriser le dirigeant qui s’interroge sur les points suivants : • • • • • • • • quantité facturée par le fournisseur supérieure à la quantité reçue; possibilité de fraude avec un fournisseur; réception par erreur de matériel non commandé; découverte d’une augmentation de prix après la réception de la marchandise; manque de suivi sur les réceptions partielles; perte de stocks (ex. : vol, gaspillage); perte d'escompte de caisse ou paiement de pénalité pour retard; paiement en double d'une facture.

Il faut donc établir une série de procédures, selon la taille de l’entreprise, pour s’assurer que le contrôle interne soit efficace et que le processus d’achats réponde bien aux interrogations mentionnées au paragraphe précédent.

Le présent document établit une liste de procédures qui devrait se retrouver dans le processus de contrôle des achats et des comptes à payer. Le dirigeant devrait comparer sa méthode actuelle avec celle proposée dans ce guide et faire les corrections