Amel Zaanoune
Assistante Manager
11 avenue du Général-de-Gaulle
87000 Limoges
Tél : 05 55 10 90 10 acceuil@lesfrancophonies.com Mme Turquet
Artiste
Le 20 novembre 2014,
Objet : L’outil de travail collaboratif, Google Document
Madame,
Suite à un problème technique concernant l’impossibilité de compléter ou modifier les plannings et de connaître les disponibilités des salles, nous avons trouvé l’outil de travail qui correspondait au mieux à nos attentes, « Google Document ».
Pour pouvoir accéder à Google Document, il faut donc :
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Ouvrir la page Google, cliquer sur l’onglet « Plus » puis « Document »
Ensuite s’identifier ou bien crée un compte lors de la première utilisation
Pour créer un nouveau document, il suffit de cliquer sur « Créer » pour lancer une application, il est possible de créer un fichier sur le tableur Google document ou bien importer un document déjà crée.
Il est possible de partager un fichier en cliquant sur « Partager » en fonction de l’attribution de droits : collaborateurs qui lui peut modifier et le lecteur qui peut uniquement lire le document.
Pour générer une boite de dialogue permettant d’envoyer un mail à tous les collaborateurs avec un message personnalisé, il suffit donc de cliquer sur « Inviter des collaborateurs » et il ne faut pas oublier de cliquer sur « envoyer l’invitation ».
Le collaborateur invité peut donc faire toutes les modifications qu’il souhaite sur le document soit en simultané avec un autre collaborateur, soit en mode asynchrone.
Pour finir, il est possible de sauvegarder le document. Pour cela il faut l’exporter au format de son choix (.xls ou pdf …), puis choisir l’emplacement pour le stockage afin d’être modifié à tout moment par n’importe quel collaborateurs ou consulté par les lecteurs.

Il me semble que cet outil de travail collaboratif est indispensable pour pouvoir participer à la modification des plannings et de connaître les disponibilités des salles pour pouvoir s’entraîner.

Je reste à votre