S33.1 La gestion du temps
La ressource temps a un coût pour l’E/se. La plupart des activités génère une série de charges proportionnelles au temps. L’E/se doit donc l’économiser dans l’ensemble des processus (techniques, administratifs, commerciaux) mis en œuvre pour accomplir son activité. La source temps doit être allouée avec rigueur, et sa consommation surveillée. Dans toute E/se, « le compteur tourne ». L’assistant de gestion est continuellement impliqué(e) dans cette allocation et dans cette surveillance
Détermination des priorités
L’une des plus grandes difficultés que l’on rencontre dans l’organisation du travail quotidien est l’affectation d’un ordre de priorité à chacune des tâches qui se présentent.
Un outil utile pour établir des priorités claires qui tiennent compte à la fois de l’urgence et de l’importance est

la matrice de priorité (Principe d’Eisenhower) :
Importance de la tâche/
Urgence de la tâche
Tâche non urgente
Tâche urgente
Tâche importante
Tâche importante non urgente à planifier
Tâche importante et urgente à exécuter en priorité
Tâche peu importante
Tâche peu importante et non urgente à laisser de côté
Tâche peu importante mais urgente à déléguer si possible

La plus classique est la méthode dite NERAC

Noter
Les tâches à accomplir

Estimer
La durée de chacune

Réserver
40 % du temps total pour des activités imprévues

Arbitrer
En décidant du degré d’importance des tâches en fonction de leurs conséquences et de leur urgence

Contrôler
Quelles sont les tâches réalisées ?
Dans quelle mesure les objectifs ont-il été atteints ?
Comment remédier aux écarts entre prévisions et objectifs ?

L’importance et l’urgence doivent être précisées ; or, pour le responsable, toute tâche est en général importante et urgente. Il faut donc être perspicace (clairvoyant) pour établir les priorités. La planification des tâches tient compte de la durée des tâches, mais aussi de son cycle personnel d’efficacité.