1.1.2 : Proposition de procédures relatives à la sélection de fournisseurs :
Les procédures relatives à la sélection de fournisseurs suivront les étapes suivantes : – Elaboration de la demande d’achat ; – Vérification et visa du bon d’achat ; – Approbation du bon d’achat ; – Sélection des fournisseurs ; – Consultation de prix par facture pro forma ou devis ;
– Etablissement du bon de commande ;
Les participants sont : service demandeur, magasinier, Directeur, assistant administratif, responsable des achats, commission de dépouillement. Les documents suivants seront utilisés : Bon d`achat, Bon d`achat Original, Budget, Bon d`achat original approuvé, Demande de prix, Bon d`achat approuvé, facture pro forma, Résultat du dépouillement, facture pro forma du fournisseur sélectionné, Bon de commande.
– Elaboration de la demande d’achat :
A l’élaboration de la demande d’achat, le service demandeur doit remplir un bon d’achat en deux exemplaires. Ce bon doit préciser : le numéro de la demande, la date de la demande, la nature et la quantité des biens ou services demandés, le nom du demandeur et service auquel il appartient, la quantité en stock (cas des matières et fournitures existant en stock), la date de réception souhaitée, la signature du responsable hiérarchique, la signature du magasinier.
L’original de la fiche de demande d’achat sera transmis au département Administratif et Financier pour vérification et classé par ordre numérique.
– Vérification et visa du bon d’achat :
A la réception du bon d’achat original, le Chef du Service Administratif et Financier procède à la vérification de conformité au PTA. Il inscrit la mention « Vue et vérifié » sur le bon en question s’il n’y a pas d’anomalie par rapport au budget et l’envoie pour approbation à la Direction. Dans le cas contraire, le bon est renvoyé au service demandeur.

– Approbation du bon d’achat :
S’il n’a pas d’objection, le directeur approuve le bon d’achat et le retourne au chef