THEME1 LA GESTION DOCUMENTAIRE CH4 LA GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS OU GED

I QU’EST –CE QUE LA GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS OU GED ?
La Gestion Électronique des Documents ou GED est un système informatisé d'acquisition, classement, stockage, archivage des documents (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers). C'est un processus de finalité qui découle du cycle de vie du document. La GED peut permettre un gain de temps et d'argent énorme pour les organisations. En effet, elle permet l'indexation des documents et surtout la numérisation qui comprime le « volume papier ». La GED fait appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence.

II QUELS SONT LES ENJEUX E LA GED ?
Selon un sondage 2002 organisé par le Delphi Group près de 70% des utilisateurs n’arrivent pas à (re)trouver sur le réseau les informations dont ils ont besoin. Etant dans la nécessité d’exploiter des dossiers, des articles, des documents capitalisés sur leur intranet ou sur le Web, les employés passent près de deux heures par jour à chercher ces informations ; soit environ cinq jours pas mois, et soixante par ans ! Cette perte de temps doit être prise en compte par l’organisation.
Si les documents sont réutilisés, améliorés chaque jour, les dernières mises à jour disponibles posent souvent un problème de coordination entre les intéressés. De plus, la quantité d’information produite par chaque employé double en moyenne tous les deux ans. La gestion du cycle de vie des documents (archives, versions) crée une quantité de données grandissant de manière exponentielle, ce qui devient vite ingérable si une solution n’est pas mise en place.
La quantité d'information produite par un employé double en moyenne tous les deux ans, ce qui pose de sérieuses contraintes en termes d'organisation. Si les documents sont réutilisés par d'autres salariés et améliorés chaque jour, les dernières mises à jour