C. L’établissement du diagramme de circulation :
Le diagramme du circulation ou flow chart est dynamique et permet de représenter la circulation des documents entre les différentes fonctions et centres de responsabilité, d’indiquer leur origine et leur destination et donc de donner une vision complète du cheminement des informations et de leurs supports.
Présentation et avantages :

C’est un document figuratif, donc facile à lire et à comprendre. Chaque opération est matérialisée par un symbole différent : création de document, duplication, comparaison, archivage…, la circulation des documents est indiquée par des flèches qui traversent les entités concernées.
C’est un document logique qui amène à se poser des questions types à propos de chaque document. Combien d’exemplaires ? qui les envoie ? où arrivent-ils ? qu’en fait-on ?
C’est un outil d’auto-contrôle en ce sens qu’il permet de s’assurer que l’on a bien compris les explications fournies.
Le diagramme de circulation est une prime à l’imagination car il permet à l’auditeur averti d’imaginer des solutions meilleures, des circuits plus efficaces, des contrôles plus simples ou plus complets.

Mise en œuvre :
La technique du diagramme va être utilisée pour tester l’application d’une procédure. Ce sera donc au départ un audit de conformité pour s’assurer que la procédure examinée est correcte. C’est aussi un audit d’efficacité car le diagramme est également un outil d’analyse qui va permettre de déceler les faiblesses d’application de la procédure testée.
Pour que le document joue bien son rôle, il est nécessaire de respecter un certain nombre de règles :
L’auditeur ayant défini les symboles qu’il utilise, adopte une approche séquentielle du processus. Chaque apparition de document ou service, donne lieu à la création d’un symbole et d’une colonne identifiée.
Les informations recueillies pour dessiner le diagramme le sont auprès de toutes les sources possibles : documentation, narration, interviews,