Atelier de travail des Directeurs et comptables des Chambres départementales

Gestion Financière forme budget Pri

Comment effectuer les dépenses en fonction du budget établi

• Les achats

- Il faut avoir 3 pro formas d’au moins trois fournisseurs connus, ces pro formas permettront de déterminer le meilleur rapport qualité/prix.

-Annexer ensuite au bordereau de décaissement, après analyse du dossier par le comptable, et approbation du Directeur Exécutif, l’original de toutes les pièces justificatives (pro formas, bons de commande, etc.…) avant d’acheminer le chèque pour signature.

• Les services

- Dans le cadre d’un service, il faut s’assurer d’avoir un pro forma du fournisseur de service. Pour une consultation, il est requis d’avoir une convention signée avec le consultant ou partenaire ou donneur de service.

• Emission de cheque

- Avant d’émettre un cheque, il est indispensable de s’assurer d’avoir respecte les procédures en place, il faut voir l’audit à chaque transaction effectuée. Des que toutes les dossiers comptables sont en conformes au moment de l’émission d’un cheque on évite toute mauvaise note en terme d’audit.

• Respect des délais

- Ne pas laisser trainer des factures du projet si le dossier est conforme, ce qui retarde les activites et prolonge par la suite le temps de soumission du rapport au bailleur.

• Respect des lignes budgétaires

- Il est impératif d’effectuer les dépenses en fonction du budget établi.

- Eviter au maximum les dépassements budgétaires

- Dans le cas où des fluctuations surviennent, il est nécessaire de faire des ajustements au niveau du budget en présentant une demande d’amendement budgétaire au bailleur avant d’effectuer toute dépense pour ne pas enregistrer des dépassements excédant les 15% permis par PRI.

• Respect des principes comptables généralement reconnus

Il est important de se conformer au respect des principes comptables pour chaque transaction. Ceci