Créer et modéliser un document

Réflexion :

1) Avec un récapitulatif chiffré des dépenses engagées, il y aura plus de clarté quant à la nature des dépenses réalisées par les représentants. Une plus grande facilité dans la gestion des frais, qui offre un gain de temps. Et la mise à disposition sur le réseau permet, une plus grande facilité d’accès et de traitement. Il est possible de suivre l’évolution des dépenses et de sensibilisé chacun à celles-ci.

2) Le document doit être structuré, transporter des informations, facilement stockable, exhaustif et rapidement transmissible.

3) Les représentants peuvent croire à un manque de confiance envers eux. Il faut les inviter à une réunion d’information pour leurs exposer les problèmes liés à la gestion des frais.

Caractérisation du problème

Qui ?
Qui est concerné par le changement ? L’assistant de gestion, les représentants, M. Saligny et le comptable.

Quoi ? Quel est le problème ? Problème d’identification de certaines dépenses, l’affectation aux postes définis et désaccord avec les sommes remboursées.

Ou ? Ou se manifeste le problème ? Dans le bureau de l’assistant de gestion.

Quand ? Quand se manifeste-t-il ? A chaque fin de mois, lors de lors de l’enregistrement des frais professionnels.
Comment ?
Comment se manifeste-t-il ? Remplir l’imprimé, vérifier les sommes avec les justificatifs, obtenir le visa de M. Saligny et l’envoyer au comptable.
Pourquoi ?
Pourquoi cette situation est un problème ? Pour rembourser les frais de déplacement aux représentants.

Liste des rubriques et sous-rubriques à faire figurer dans le document FermoSUD

• En-tête simplifié
• Note de frais « Récapitulatif »
• Mois

• Identification employé o Nom o Prénom o Emploi

• Frais engagé (sous forme de tableau) o Date o Objet o Prix unitaire o Quantité o Total o Justificatif o Total général

• Date et signature

Récapitulatif des frais