1. Annotation sur l’évenement ORL’ FOOT CUP durant l’entretien téléphonique avec le directeur général du club de foot amateur :
- Date de l’événement : samedi 7 et dimanche 8 mars 2015
- Possibilité d’arrivé le vendredi 6 mars dans la journée
- Prise en charge de l’hôtel des entraîneurs
- Les enfants seront logés dans les familles des joueurs de l’équipe
- Entre 28 et 34 équipes (au moins 8 équipes étrangères + équipe pro.) :
• 1 équipe portugaise
• 1 équipe anglaise
• quelques équipes espagnoles
• 1 équipe du Maghreb
• 1 équipe Italienne
• 1 équipe Belge
• 1 équipe Allemande
- Lettre d’invitation à préparer
- Repas des équipes sur place le midi et le soir
- Sortie culturelle le vendredi soir
- Les coupes à acheter
- Support visuelle à réaliser
- Appel des sponsors (à faire sous 10 jours)
- Demande des dons d’entreprise pour la tombola
- Idées de lots pour la tombola
2. Entretien avec le manager Fabien ; l’assistante demande des précisions sur la base de données des clubs de football :
- Prise en charge de l’hôtel de 3 entraîneurs par équipe
- 12 enfants au max par équipe
- Le club rembourse QUE les frais de transport et les repas des entraineurs
3. Réception d’un mail du manager suite à la réunion d’organisation de l’évenement avec le directeur général du club du football Orléanais :
- Choix du traiteur :
• Prévoir poulet ou poisson non gras et pâtes ; fromage/ fruits en dessert
• Prix ne dépasse pas 8€ par joueur (boissons non comprises) pour le déjeuner ; le diner sera pris en charge par les familles d’accueil.
• Le club ne prend pas en charge les repas des joueurs
- Les nuits à l’hôtel sont pris en charge à 100%
4. Bilan des réponses des clubs
- Répondre aux question des clubs
Mission 2
GERER LES COÛTS DE L’EVENEMENT
1. Présenter au client un outil qui mettra en évidence les prévisions, les réalisations et les écarts constatés de l’évenement
Mission 3
COMMUNIQUER SUR L’EVENEMENT
1. Animer la réunion pour présenter le