II SUIVI D’UN DOSSIER CLIENT

Réception et classement des documents à comptabiliser

Les clients de l’entreprise sont des artisans (boulanger, maçon …), ils nous font parvenir les documents nécessaires a la saisie comptable, c'est-à-dire les facture d’achats et de banque, les relevés de comptes ou les documents du trésor public.
Une fois les documents remis au cabinet, je peux à présent les classer chronologiquement afin que la saisie informatique soit plus pratique et plus rapide. Lors du classement il faut bien tenir compte de l’année, car les clients peuvent malencontreusement nous envoyer des documents des années précédentes.

Transfert du dossier
Afin de permettre aux employés d’effectuer des travaux différents et de travailler sur le même dossier au même moment, chaque dossier clients est enregistré sur une clé USB. Avant de procéder a la saisie, je dois d’abord vérifier si l’état d’avancement et le même que sur le dossier client de l’année précédente. Si ce n’est pas le cas, j’effectue une reprise de dossier qui se trouve sur la clé.

Saisie des achats

Le logiciel de comptabilité utilisé par l’entreprise est « CIEL COMPTA »
Je commence par les achats. Je dois aller sur l’icône « saisie kilomètre » ; une fenêtre s’ouvre. Je choisie l’onglet « AC » pour Achat, puis à côté de la date d’écriture, je saisie le dernier jour du mois, le mois et l’année qui correspond (31/01/2010) pour janvier 2010 (Voir annexe 1 page) Toutes les saisies se font en majuscules.

Sur la 1ere ligne, je tape le jour du document, le numéro de la pièce puis le numéro de compte du fournisseur. Si le fournisseur n’est pas enregistré, je dois alors le créer puis j’entre au crédit le TTC de la somme correspondante.

Sur la 2ème ligne, je saisie le montant de la TVA. Si celui-ci n’est pas indiqué, je dois alors le calculer. Pour la TVA a 19.6% → HT × 19.6/100 Pour la TVA a 5.5% → HT × 5.5/100
Attention : Je ne dois pas faire TVA ₌TTC – HT car il peut y avoir